Deskripsi Singkat:
Direktorat Administrasi Akademik (Admik) mempunyai fungsi untuk mengembangkan, mengelola, serta mengendalikan prosedur dan sistem administrasi akademik yang meliputi prosedur dan sistem admisi, registrasi, mutasi, dan pengajaran untuk menjamin kelancaran kegiatan akademik di fakultas/politeknik.
Selain itu, Direktorat Admik juga merencanakan, mengelola, dan menganalisa data akademik mahasiswa sehingga dapat menjadi suatu informasi yang akurat dan sistematis untuk menjamin kelancaran kegiatan akademik di fakultas/politeknik, mendukung aktivitas lain, serta membantu proses pengambilan keputusan di tingkat universitas maupun di fakultas/politeknik.
Visi Misi:
Visa dari Direktorat Admik adalah menjadi pusat layanan administrasi akademik dan informasi akademik yang profesional dan mampu mendukung visi Universitas Surabaya (UBAYA).
Misi dari Direktorat Admik adalah
- Meningkatkan kapabilitas dan kompetensi sumber daya manusia terkait administrasi akademik
- Mengembangkan prosedur dan sistem administrasi akademik berbasis teknologi informasi
- Menyempurnakan data akademik mahasiswa sehingga lebih akurat dan sistematis
- Mengimplementasikan standar manajemen mutu
Layanan :
Layanan yang dilakukan oleh Direktorat Admik meliputi rangkaian layanan kegiatan administrasi akademik mahasiswa sejak diterima sebagai mahasiswa UBAYA sampai selesai studi. Selain itu Direktorat Admik juga memberikan layanan penyediaan data atau informasi untuk kegiatan akademik dan untuk aktivitas unit lain yang ada di UBAYA. Layanan yang dilakukan meliputi:
- Admisi dan Registrasi
Admisi (penerimaan) dan Registrasi (pendaftaran) adalah kegiatan pemberian status mahasiswa kepada orang yang hendak menempuh studi di suatu program studi di lingkungan UBAYA. Admisi dan Registrasi ini meliputi penerimaan mahasiswa baru, mutasi mahasiswa, dan penerimaan mahasiswa pindahan dari perguruan tinggi lain.
- Perencanaan Studi dan Perkuliahan
Perencanaan studi adalah kegiatan pengambilan mata kuliah yang dilakukan oleh setiap mahasiswa pada setiap awal semester. Hasil perencanaan studi ini akan diolah oleh Direktorat Admik untuk menerbitkan Daftar Peserta Mata Kuliah Tetap yang digunakan sebagai presensi mahasiswa peserta mata kuliah selama masa perkuliahan. - Ujian dan Penilaian
Pada ujian dilaksanakan oleh Fakultas/Politeknik UBAYA, mahasiswa diwajibkan mengisi presensi ujian yang diterbitkan oleh Direktorat Admik. Setelah ujian, nilai akhir dari penguji akan dikonversi menjadi nilai mentah akhir dan kemudian diolah menjadi nilai relatif. Berdasarkan nilai relatif ini, Direktorat Admik akan menghitung IPS, IPK dan jumlah sks yang berhasil dikumpulkan oleh mahasiswa. Pada setiap akhir semester, Direktorat Admik akan menerbitkan Kartu Hasil Studi mahasiswa. - Evaluasi Studi dan Kelulusan
Evaluasi keberhasilan studi seorang mahasiswa ditentukan oleh IPS, IPK dan jumlah sks yang berhasil diselesaikan. Direktorat Admik selalu mengirimkan data ke fakultas/politeknik untuk evaluasi studi pada akhir tiap semester, dua tahun pertama, dua tahun kedua, dan pada batas waktu studi. Pada saat seorang mahasiswa dinyatakan telah menyelesaikan studi, maka Direktorat Admik akan menerbitkan Ijazah, Daftar Prestasi Akademik Mahasiswa (DPAM), dan Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) untuk mahasiswa tersebut. - Berhenti dan Mundur Studi
Mahasiswa dapat mengajukan permohonan untuk tidak melanjutkan studi untuk sementara baik dilakukan pada saat sebelum semester dimulai (BSS) ataupun pada saat sudah dimulai (MSS). Selain itu mahasiswa juga dapat mengajukan permohonan untuk berhenti studi sebelum menyelesaikan seluruh program studinya (BST). Direktorat Admik akan memproses permohonan mahasiswa dan menerbitkan surat ijin BSS. MSS, maupun BST jika semua persyaratan sudah terpenuhi. - Dokumen Akademik
Dokumen akademik yang dapat diterbitkan oleh Direktorat Admik meliputi surat-surat keterangan seperti surat keterangan sebagai mahasiswa aktif, dan surat lainnya sesuai kebutuhan. Selain itu, Direktorat Admik juga menyediakan layanan legalisasi salinan ijasah atau dokumen lain yang diterbitkan oleh Direktorat Admik.
- Penyediaan Data Akademik
Direktorat Admik juga menyediakan layanan penyediaan data akademik baik untuk keperluan fakultas/politeknik maupun unit lain di tingkat universitas seperti data mahasiswa aktif, dan data lain yang dibutuhkan.
Pembagian Divisi:
Direktorat Administrasi Akademik dibagi menjadi dua bagian besar yaitu Biro Admisi, Registrasi dan Pengajaran dan Biro Administrasi Data. Oleh karena itu, Direktur Administrasi Akademik dibantu oleh dua orang manajer yaitu Manajer Admisi, Registrasi dan Pengajaran (MARP) dan Manajer Administrasi Data (MAD) seperti terlihat pada gambar di bawah ini. Manajer ARP akan membentu mengembangkan, mengelola, serta mengendalikan prosedur dan sistem administrasi akademik. Sedangkan manajer AD akan membantu merencanakan, mengelola, dan menganalisa data akademik.
Kontak:
Jl. Ngagel Jaya Selatan 169. Surabaya 60284, Jawa Timur, Indonesia
Telpon: +62312981030
Email: baak@unit.ubaya.ac.id